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缺乏專案管理標準流程的主要問題

 專案管理流程建立 > 3. 缺乏專案管理標準流程的主要問題 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2011/7/13 

 

 

     缺乏專案管理標準流程究竟會產生甚麼問題呢?這必須從管理個別專案或管理組織整體專案兩個層面來看。

     首先,以管理個別專案來看,每個專案通常是由一群不同管理階層、專業技術、工作經驗、角色責任的專案團隊成員來共同負責。加上還受到許多具有不同立場、興趣及影響力的利害關係人所關注和影響。若缺乏大家共同遵守的整合及協調的機制,個別專案的管理將會面臨相當嚴重的問題。

     因此,有效的個別專案管理,通常必須藉由來自不同功能部門的專案成員之密切合作,來達成整個專案共同的目標及效益。亦即,對這些個別專案成員而言,一方面滿足他們追求個人最大的績效的需要,另一方面也要加強彼此間相互的合作,才能讓整體專案的績效達到最佳。明顯地,建立專案管理的標準流程,將會提升個別專案及個別專案成員之間相互合作的效率。表3.1列出因缺乏專案管理標準流程,所產生的主要問題與影響。

     再者,以管理組織整體專案來看,每一個單獨的專案都可能是一個大專案下的子專案,而子專案間彼此都有某種程度的關聯,例如:工作範圍的區分、工作介面的銜接、資源的共用、資訊的分享、溝通協調等。因此,每個子專案的執行過程及結果通常是互相作用及影響的。為了有效的管理組織的整體專案,必需確保所有專案都必須能夠:

  • 與組織的策略需求及目標有密切的關聯;
  • 被客觀的評估、選擇及優先排序;
  • 被有效的計畫、執行及控管;
  • 達成必要的目標及產出實際的效益;
  • 被有效的績效檢討,以做為類似專案執行的經驗參考。

     為了有效達成上述的需求,組織必須制訂正式的專案管理標準流程,以做為管理組織整體專案的參考及規範,若缺乏專案管理標準流程,將會導致以下列的幾個主要問題 (見表3.2):

表3.1:缺乏專案管理標準流程對個別專案的管理所造成的問題

表3. 2:缺乏專案管理制度對組織整體專案的管理所造成的問題

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