「全腦思考模型」在專案管理流程架構的運用

whole brain thinking

全腦思考的模型

1970年代擔任GE管理發展中心主任的內德.赫曼(Ned Herrmann)結合保羅麥克萊恩(Paul McLean)的三重腦模型(Triune Brain model)及羅傑·斯佩里(Roger Sperry)的左/右半球大腦的理論,提出了一個大腦的四象限模型(The Four Quadrant Model of the Brain),
稱為全腦模型(Whole Brian Model)。

在內德.赫曼的全腦模型中,大腦被分為四個主要的思考偏好區域,包含A區:分析思考(analytical thinking)為主的左腦上部;B區:架構思考(structured thinking)為主的左腦下部;C區:社交思考(Social thinking)為主的右腦下部;D區:概念思考(conceptual thinking)為主的右腦上部。有關大腦在這四個區域中,相關的思考特性,請參考下表的內容。

內德.赫爾曼的(Ned Herrmann)全腦模型

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基本上,大腦的右半部是以直覺和感性思考為主的「軟性思考方式」,適合運用在創意與社交相關的活動,例如:願景形成、構想創作、溝通激勵、關係建立等。相對地,大腦的左半部是以邏輯和架構思考為主的「硬性思考方式」,適合運用在分析與執行相關的活動,例如:科學研究、統計分析、工程規劃、作業執行等。

內德.赫曼認為:人們通常只習慣運用個人偏好的思考方式來感受、分析、判斷和溝通事情。所以,常常會產生不完整或偏頗的看法。例如,如果一個人偏好的思考方式為邏輯與分析,通常會較習慣運用理性的觀察、推理和溝通方式,因此,可能會忽視概念、社交與架構等不同的思考方式。這樣就會導致判斷和溝通上的偏差。

根據內德.赫曼的全腦思考原理,當我們在處理一件事情時,必須同時兼顧軟性和硬性的思考方式,以有效來擬定目標方向、處理人際關係、分析判斷事實、及規劃執行工作。全腦思考強調:學習全腦思考的運用,不但可以改善個人在創意、溝通,分析和決策的能力,同時也可以提升問題解決和團隊管理能力。以下就讓我來說明這四種全腦思考方式的原理,以及他們在專案管理的應用(請參考下圖)。

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 專案管理流程的全腦思考原理

找對的方向(Why)-概念思考方式

當我們在思考一件事情時,可以先使用右腦上半部的概念思考方式,對事情的狀況做概念性的綜合判斷,以勾勒出整體性的需求和目標。如此便可掌握正確行動方向,同時避免一開始就陷入過多的細節分析,而造成見樹不見林的情況。概念思考的重點原則在確認正確的方向,而不是行動的細節。

概念思考通常是在問“為什麼(why)”,例如:為什麼要做這件事?亦即,哪些是做這件事的主要目的、意義、需求和目標。為了找到滿意的答案,我們必須專注於概念的發展,而非精確的事實分析或行動計畫,其結果通常是無形且不可量化的想法。例如,為什麼我們要不斷地學習新的知識呢?為什麼我們要不斷地獲取新的人生經驗呢?或是,為什麼我們要解決一個問題呢?

運用概念思考的原理,可以讓專案經理在專案成立之初去思考:為什麼我們要做這個專案?而不是這個專案要做什麼(what)?或是怎麼做(how)?專案經理必須確認專案的成立是否有足夠的正當性理由?以及專案的大方向是否正確?如果答案是否定的,那麼專案經理就必須尋求專案贊助者或組織高層的合理解釋及重新定義。如此才可避免專案走錯方向,以致浪費寶貴的資源,去做一堆沒有意義和價值的事。

不過經驗告訴我們,有很多專案經理通常只會根據上層主管交辦的內容去做事,而從來不會去懷疑專案成立的目的和需求,因此經常不了解上層主管的真正需求,而做出不對的結果。俗語說:「如果走錯方向,跑得再快也沒有用。」因此,專案經理必須認知:唯有先找到對的方向,才有可能達成預期的目標。

找對的人(Who)-社交思考方式

右腦下半部的社交思考方式,主要用來確認人際之間應有的互動關係和溝通需求,以確保人與人之間具有良好的溝通及合作關係。如此,可以減少彼此可能的誤解和衝突,進而使事情的進行更和諧及順利。社交思考專注於人的因素,並強調對人而不對事,例如,人的想法、需求、關係及影響等。

社交思考通常是在問“哪些人(who)”,例如哪些人對這件事情有興趣?哪些人具有決策的權力?哪些人需要負責處理事情?哪些人會被事情的完成結果所影響?

由於,人的思考在事情的分析、判斷及決策時,經常受到其主觀感受、偏好與經驗等因素的影響。因此,若要讓事情順利的進行,就必須清楚不同利害關係人的立場和思考模式,並有效尋求他們合作的意願和共識。特別在對事情完成的需求、目標、方法、人事安排及溝通方法上等。

運用社交思考方式,可以讓專案經理在發展細部專案計畫之前,有效辨認專案重要的利害關係人,並釐清他們的期望和需求,進而規劃有效的溝通方法。同時,也可以讓專案經理建立合適的專案管理組織架構、定義明確的專案成員角色責任、以及選擇適任的專案團隊成員。社交思考最大的好處就是讓專案經理在處理人際溝通問題及衝突上,更順暢而有效。

然而,很多人都是因為具有良好的專業能力,才被指派來擔任專案經理。他們經常缺乏人際溝通和團隊領導的能力。因此,在溝通思考上,經常忽視他人主觀感性的想法或意見。同時,在團隊領導上,無法激勵他人。所以很難勝任專案經理的工作。

所謂:「會做人比會做事重要,事的是人做出來了。」如果專案經理能夠在做事之前,先考慮各種人的因素,並設法了解他人的需求,同時運用對的人來把事情做好,相信要做什麼事都會容易多了。

做對的事(What)-分析思考方式

左腦上半部的分析思考方式,主要用來對事情的狀況做事實的調查、分析、綜合和判斷,以釐清事物發生的因果關係,並做為在溝思及評估問題解決方案的客觀依據。分析思考強調:凡事講求客觀的證據及合理的推論,因此可以避免見林不見樹的情況。

分析思考通常是在問“什麼是(what)”,例如:什麼是問題發生的現象?什麼是問題發生的原因?什麼是問題解決的需求?什麼是問題解決的可行方案?為了有效回答這些問題,我們運用理性的分析思考,來避免因個人主觀認知和推論,所造成的錯誤判斷和決策。

分析思考最重要的技巧為“分解” 和“關聯”。“分解”的目的在將複雜的事物分解成更細的組成元素,以方便仔細地檢事物的發生現象。“關聯”的目的在合理串聯組成元素間的互動關係,進而推斷事物狀況發生的因果關係。

運用分析思考的原理,專案經理可以在專案成立之初,來有效分析及確認專案成立的問題原因、需求、目標、實現方法及風險效益。在專案計畫時,用來有效地定義和架構專案的產出需求及工作範疇,以確保顧客的需求能夠被滿足。在專案進行過程中,用來分析和評估專案的進度及績效問題。而在專案結束階段,用來分析及檢討專案完成的績效成果及未來的參考經驗。

所謂「做對的事,比把事做對更重要。」也許,專案成立的大方向目標是正確的,專案的組織架構、人事案排及溝通方法式式適切的,但如果專案的產出需求及工作範疇事不對的,那麼即使有再好的執行和控管,也會徒然無效。

把事做對(How)-架構思考方式

左腦下半部的架構思考方式,主要專注在如何有組織、有架構、有秩序、有紀律地執行工作。架構思考強調的是:事情的執行必須是精確的(specific)、實際的(realistic)、可靠的(reliable)和有效率的(efficiient)。其目的在確保事情能夠順利而有效地按照計劃來完成。架構思考是以執行力為導向的思考方式。。

架構思考通常是在問“如何做(How)”,例如:如何有效完成這件事情?如何有效控管這件事的進行?亦即,如何針對人、事、時、地、物、錢等相關的條件,發展出實際而可行的行動計畫。同時透過有紀律的執行和控管,來完成必要的工作。

運用架構思考的原理,專案經理可以在專案計畫階段,仔細規劃工作、時程、品質、預算、資源、及必要的支援與控管等相關的計畫。在執行的過程中,專案經理有紀律地交辦、督導、驗收專案的工作。同時持續控管專案的進度和績效狀況,及採取必要的行動來處理專案的問題。而在專案結束階段,仔細檢討專案的績效成果,同時建議未來可以借鏡的成功或失敗經驗。

所謂「若缺乏執行力,再好計畫都是幻想。」因此,若要把事情做對,除了要有實際而可行的計畫外,還必須要有紀律執行力。然而,在現實世界裡,紀律是最難養成的。因為在專案的執行中,經常有工作拖延、品質不良、變更頻繁、溝通不良、協調困難等狀況。因此,要如何讓專案團隊有紀律的來執行工作,將是專案經理最大的考驗。

全腦思考原理在專案管理流程架構的運用

基本上,全腦模型的Why、Who、What、How思考原理,就是專案管理的核心基礎原理(請參考參考圖1-1)。因此,Why、Who、What、How也可做為整體專案管理流程架構的四根主要支柱(參考圖3-1)。

根據這四根主要支柱,我們可再進一步去仔細地去發展不同的專案管理流程架構,以適合不同類型的專案(例如營建、軟體、設計專案等)。最後,我們把Why、Who、What、How這四個思考方式在專案管理流程架構上的運用原理,重新摘要如下:

  • 找對的方向(Why):在專案最初成立階段,確認專案的目的、意義、需求及目標。以確保專案的成立具有充分的正當性理由,以及專案的需求和目標是正確的。
  • 找對的人(Who):在發展細部專案計畫之前,有效辨認專案重要的利害關係人,並釐清他們的期望和需求,進而規劃有效的溝通方法。同時,建立合適的專案管理組織架構、定義明確的專案成員角色責任、以及選擇適任的專案團隊成員。
  • 做對的事(What):在專案計畫時,有效地定義和架構專案的產出需求及工作範疇,以確保顧客的需求能夠被滿足。
  • 把事做對(How) :在專案計畫階段,仔細規劃工作、時程、品質、預算、資源、及必要的支援與控管等相關的計畫。在執行的過程中,有紀律地交辦、督導、驗收專案的工作。同時持續控管專案的進度和績效狀況,及採取必要的行動來處理專案的問題。而在專案結束階段,仔細檢討專案的績效成果,同時建議未來可以借鏡的成功或失敗經驗。

全腦思考兼顧概念、社交、分析、架構等四種思考方式,其原理與專案管理的定義原理完全相似,亦即定義(why)、組織(who)、規劃(what)、執行(How)、控管(How)等。因此,每個專案經理都必須熟悉的這個重要原理,如此才能充分發揮專案管理在觀念、方法和工具上的運用功效。同時,也才能根據這個原理,去有效發展適合不同專案的專案管理方法架構。有關其他重要的專案管理流程架構發展的原理,在本章後續的各小節中有更詳細的說明。

(作者賴志宏 博士   出處Kris專案管理學院)

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