什麼是專案管理?

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簡單的說,專案管理就是專案經理需要負責的工作,包含「定義、組織、用人、計畫、控管」等五種類別。而這些工作的主要目的在透過專案管理的方法、技術和工具來有效管理專案的人、事、時、地、物、錢等。其最終的目的在確保專案的順利完成。

根據上述的說法,專案管理可被定義為:「從事定義組織用人計畫控管”等有關的工作。確保在專案限制條件下,專案團隊能順利完成專案的工作,並交付預期的產出,以滿足專案的需求 (見下圖) 」有關這個定義中的重要名詞解釋,說明如下:

  • 定義 (defining)」:在專案成立之初,專案經理須檢視專案的成立目的是否正當、需求是否合理、目標是否可達成、實現方法是否可行、風險是否可接受及利益是否可獲得。如果發現有任何問題。專案經理必須重新來予以定義,以確保它們的合理性及可行性。
  • 組織 (organizing) :專案經理須有效地定義專案組織架構、管理權限及角色責任,以利專案溝通和協調的進行,並減少重要利害關係人間的紛爭和衝突。同時,專案經理須爭取適合的人來擔任各項職務。同時,在專案進行中,從事必要的團隊發展,績效考核及獎懲的工作,以提升專案成員績效表現。
  • 計劃 (planning)」:專案經理根據專案的限制條件來發展詳細的專案計畫,以做為實際專案執行及控管的依據。專案計畫的主要項目包含:「範疇」、「工作」、「品質」、「資源」、「時程」、「預算」、「風險」,「溝通」等相關的計畫。
  • 執行 (executing)」:在執行的過程中,專案工作小組長有紀律地接受、督導、交付專案的工作。以確保專案工作小組成員如質、如時地完成被交辦的工作任務。
  • 控管 (controlling)」:為了確保順利達成專案的計畫目標,專案經理必須做好控管的工作。專案控管的工作包含「監督紀錄」、「分析進度」、「評估問題」及「更正行動」等。而控管的主要項目則包含:產出、進度、績效、 議題、風險、變更、溝通、文件等。
  • 專案團隊 (project team)」:由專案管理團隊及專案工作小組所組成。專案管理團隊負責管理及行政面的工作,例如:定義、組織、用人、計畫、控管等。而專案工作小組則負責專案產品、服務或結果之產出的相關技術工作,例如:構想、設計、驗證、試作、上線等。
  • 專案的工作 (project works)」:包含專案管理團隊及專案工作小組所必須從事的工作(如上一項的說明)。
  • 專案限制條件 (project restrictions)」:任何專案的執行都會有多限制的條件,例如,「範疇」、「時程」、「品質」、「預算」、「資源」、和「風險」等。專案限制條件主要用來作為專案計畫發展、進度績效評估、產出結果驗收、及專案結束檢討等的依據。專案限制條件會經常因為外在環境的變化及實際專案執行的結果而不斷的變更。
  • 預期產出 (expected deliveables)」:指根據專案的需求規格,所必須交付的產品、服務或結果。專案的預期產出主要是用來滿足專案的需求、進而達成專案成立的目的,例如解決專案問題或開創新的機會。
  • 專案的需求 (project requirements)」:指根據合同及其他正式的要求條件,所定義的專案工作規範及專案產出規格。專案需求主要用來規範、檢驗、稽核及驗收專案的工作及產出結果,以確保專案的工作及產出符合專案的範疇及品質規定。

從上面的定義和名詞解釋,你應該對是什麼專案管理有個基本的認識。有關這些專案管理的工作內容,我們會在本書的第二篇的各章節中有更詳細的說明。

(作者賴志宏 博士   出處Kris專案管理學院)

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