什麼是專案成立的主要目的?

Modern business concept

在瞭解了專案的真正意義之後,接著讓我們來瞭解一下:什麼是專案成立的主要目的?也就是為什麼公司組織要成立不同的專案呢?

基本上,公司組織成立專案的第一個主要的目的就是要「解決問題」。所謂問題通常是指那些會對現在或未來產生衝擊的異常狀況。這些異常狀況需要予以回復正常,以減少或避免可能的損失。由於。問題解決並不是例行性的工作,因此在必要的時候,就會成立臨時性的專案來從事問題解決的工作。

通常,解決問題來自兩種需求,第一種就是「恢復正常」。也就是:當有正常的事物發生異常的現象時,需要予以回復正常。例如,機器異常需要修理、生產良率下降需要改善等。第二種是「防止異常」。也就是:當正常事物在未來有可能發生異常的狀況時,需要事先予以防範。例如,重大工安事件的預防或品質不良的預防等狀況。

公司組織成立專案的第二個主要的目的就是要「提升效率」。所謂效率就是在工作流程中,儘量減少輸入的資源,並增加輸出的結果。資源包含人力、物力、時間、金錢等必須的付出的代價。當付出的代價降低,輸出的結果增加,效率就會提升。提升效率的主要目的可能在降低成本、提高品質、加快速度或增加彈性等。而最終的目的則在增加組織未來的競爭力。

因此,公司組織會不斷檢討現有的工作效率,來找出可能的改善方案,以提升組織的運作效率。通常改善的對象可能包含各階層的人員、方法、工具、流程、組織、策略等。由於。提升效率並不是例行性的工作,因此在必要的時候,也會成立專案來從事提升的工作。

公司組織成立專案的第三個主要的目的就是要「開創機會」。所謂機會就是那些可以讓組織獲取目標、進步或成功的有利位置、前景或狀況。在競爭的環境中,不進則退,因此每個組織都需不斷的尋求的新的機會,來保持必要的競爭力,以免遭受無情的淘汰。為了維持長久的生存和良好的競爭力,組織通常會透過投資新的事業、開發新的市場、創造新的技術或產品等來開創新的機會。由於。開創機會並不是例行性的工作,因此在必要的時候,也會成立專案來進行開創的工作。

雖然,公司組織必須不斷處理「問題解決、提升效率及開創機會」等相關的議題,但這些議題並不一定會促使專案的正式成立。一般而言,如果議題的衝擊很小、影響層面不廣、責任清楚、需求明確、目標一致、且解決方法簡單時。通常是不需要成立正式的專案。

相反地,若是議題的內容很重要且複雜,同時牽涉到很多跨單位部門的溝通和協調。此時就需要成立正是的專案,以利議題的有效解決。基本上,是否需要成立一個正式的專案?還是要經過公司組織內部的正式討論、評估、提案、審核之後,才能正式決定。

 

project purposes

專案成立的主要目的

(作者賴志宏 博士   出處Kris專案管理學院)

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