什麼是專案?

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如果有人要你去做一件事,例如,寫份工作報告、畫張設計圖或處理一件訂單。那麼你會叫這件事是什麼呢?是工作、作業、任務、專案或計畫呢?

對大多數人而言,這些應該叫做工作,因為,這些事看起來比較像是一個人在短時間內,可以獨立完成的例行性、操作性或技術性的工作。如果叫它們是專案,似乎
就有點奇怪了。

然而,如果今天你被指派去改善部門的工作流程效率、發展一個新產品、或蓋一間博物館,你會叫它甚麼呢?好像也可以叫它們工作,但也可以叫它們任務、專案或計畫。但如果叫它是作業就好像有點奇怪。因為,作業比較像是例行性的、重複性的、標準化的工作。例如,處理一件訂單、檢查一個產品的品質或製作每月的財務報表。

因此,專案比較不像是那些可以單獨一個人,在短時間內完成的重複性、例行性、週期性的工作。相反地,專案比較像是由一個暫時性的團隊,來完成的非例行性任務。那麼甚麼是「非例行性的任務」和「暫時性的團隊」的真正意義呢?請看下面說明。

  • 非例行的任務:非例行性的任務是指那些非重複性、、非週期性及非標準化的工作。例行性的工作通常由功能部門人員,根據標準作業程式所從事的操作性工作。例如,業務交易、財務會計、教育訓練、生產組裝、採購買賣、倉儲運送等類似的工作,都是例行性的工作,他們通常不會被叫做專案。
  • 暫時性的團隊:暫時性團隊的成員大多是由跨技術、跨領域、或跨部門的人員所組成的,主要用來從事非例行性的任務。一旦整個任務完成後,團隊就會被解散。然而,有時候臨時性的團隊也可以由同技術、同領域及同部門的人所組成。通常臨時性團隊成員大多是兼職的。

除了運用上面的兩個特性來辨認什麼是專案外,很多人說:專案必須具有獨特的(unique)產出和流程。關於這點,我認為對大部分的專案而言是正確的。因為專案既然是非例行性的任務,那就會有獨特的需求和目標,因此也會有獨特的流程和產出。所謂獨特就是不相同,即便兩個事物之間的相似程度很高,也算是獨特 的個體。

然而,對某些製造的專案而言,這樣的說法會有爭議,例如,建造同樣設計規格的房子、飛機或輪船的專案,雖然它的專案團隊是不同的、工作流程是獨特的,但所產出的產出卻是一樣的。還有,對許多新產品或軟體開發的專案,它們的設計團隊是固定的,設計流程也是標準的,但每次的產出卻是獨特的。因此,我認為:流程和產出的獨特性並非是成為專案的必要條件。

再者,難道一個獨力完成的工作就不能叫做是專案嗎?基本上,專案是可以由一個人來獨力完成,不一定需要一個臨時的團隊。例如,通常有很多學術研究專案是由一個人獨力完成的。以專案的特性來說,一人獨力完成的專案通常是規模小、時間短、偏重特殊專業領域的技術能力。

在管理上,這種一人專案通常只需要簡單的工作計畫、執行與自我管理的技巧。並不需要應用到複雜的專案管理的技巧,例如領導、組織、用人等團隊管理的技巧。因此,從狹義的範疇來看,一人專案比較像是工作,而非專案。而從廣義的來看,它是專案。

綜合上面的說法,我們可以將專案定義為:「專案就是由一個暫時組成的團隊,來完成的一個非例行性的任務。通常, 它具有獨特的流程或產出

在企業組織中常見的專案包含:新事業投資專案、市場行銷專案、產品研發專案、組織變革專案、問題解決及改善專案、管理系統導入專案、資訊系統發展專案、功能部門臨時的任務等(如下圖)

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企業組織中常見的專案

(作者賴志宏 博士   出處Kris專案管理學院)

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