專案的五大特性對專案管理運作的影響

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我們來探討一下專案的特性對專案管理運作的影響,並於下面的說明中,解釋了這些特性對專案管理運作的影響,以及從事專案管理必須注意的管理重點。

  • 暫時性:專團隊成員是根據不同的專業性質被暫時指派來從事專案的工作。通常,他們的大多是兼職的,亦即他們可能在同時見內參與多個專案的工作,也同時必須向多個的專案經理報告。由於暫時性的關係,專案經理和專案團隊成員對專案工作的優先順序及溝通方式常常有不同的認知,因而造成許多管理上的困擾。所以,當你在從事專案管理時,必須確保專案團隊成員能夠對專案的績效要求及管理方式有高度的瞭解和認同,如此才能確保他們的積極參與和付出。
  • 獨特性:通常專案的產出和流程大都是獨特的。因此,在定義專案需求和計畫時,無法像從事例行性工作一樣,可以參考許多過去的經驗。所以,當你在從事專案管理時,必須根據個別專案的獨特需求,仔細規劃專案的組織架構、工作流程及管理方法等,以確保它們能符合專案的實際需求。
  • 不確定性:專案的預期目標和需求都是根據某種假設性的條件所設定的,而這些假設條件通常會因為外在環境而變化,而造成專案計畫的不確定性,進而產生範疇、時間、品質和預算上的控管風險。所以,當你在從事專案管理時,應該做好專案的變更管理和風險管理,以確保專案能按預期計畫順利完成。
  • 複雜性:通常,專案的團隊成員是由來自不同組織、不同功能部門或不同專業領域的人員所暫時組成的。因此在彼此的意見整合和共同決策上,都比管理例行性的工作複雜很多。由於這樣的特性,使專案團隊的溝通和協調變得相當困難,因此,當你在從事專案管理時,應該做好組織架構及成員角色責任的規劃,同時致力於良好的的溝通和協調,如此才能發揮團隊合作的效率。
  • 衝突性:通常專案的利害關係人對專案目標和需求會有許多不同的意見。因此,比較於一般例行性的工作管理,在決策和溝通上,專案利害關係人的衝突往往是比較嚴重的。專案的衝突會影響專案利害關係人的合作關係,進而影響專案管理的效率。因此,當你在從事專案管理時,應該特別注意專案利害關係人的需求及溝通管理,以減少專案衝突的產生。

運用上述五個專案的特性,我們也可以用來判斷專案的在管理上的難易程度。例如,若專案在獨特性、不確定性、複雜性及衝突性的程度較低,就會比較容易管理,反之亦然。

接著,我們也可以針對不同特性的專案,判斷在管理上應注意的重點,例如,團隊管理、計劃管理、變更管理、風險管理、組織管理或利害關係人管理等(下表)。有關這些重要的管理方法,請見第二至六篇中的內容。

專案的特性對專案管理運作的影響

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(作者賴志宏 博士   出處Kris專案管理學院)

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